Personalmanagement mit Business-Intelligence-Tools

Wie wir bereits in früheren Beiträgen erwähnt haben, werden Business-Intelligence-Systeme in Unternehmen schon seit geraumer Zeit eingesetzt. Traditionell sind die Finanz- und Vertriebsabteilungen diejenigen, die sich am intensivsten mit deren Nutzung auseinandergesetzt haben. Dies erscheint logisch, da dies die Abteilungen sind, in denen die Informationsanalyse am offensichtlichsten ist, um die Entscheidungsfindung des Unternehmens zu verbessern. Sie sind jedoch bei weitem nicht die einzigen, die den Erfolg eines Unternehmens beeinflussen.

Personalabteilungen sind für die Ziele von Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie dafür verantwortlich sind, die maximale Leistung der Organisationsmitglieder zu erzielen.

Heutzutage generieren diese Abteilungen mehr Daten als je zuvor. Es werden nicht nur Informationen zur Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter verwaltet, sondern auch Daten zum Vergütungs- und Benefit-Management, Informationen über die Erfahrung und Ausbildung des Personals sowie Informationen zur Personalplanung und -kontrolle, zum Schichtmanagement, zur Anwesenheits- und Zeitkontrolle, zu Arbeitsunfallraten usw. gespeichert.

Das Hauptproblem besteht darin, dass es sich um Daten handelt, deren Umwandlung in nützliche Informationen für das Tagesgeschäft und die strategische Entscheidungsfindung extrem schwierig ist, was eine effiziente manuelle Durchführung praktisch unmöglich macht. Hier gewinnen Business-Intelligence-Tools umso mehr an Bedeutung, da sie den Personalverantwortlichen eine Reihe von Schlüsselfaktoren an die Hand geben, um ihre Abteilung kontinuierlich zu optimieren.

Die Schlüsselfaktoren für den Einsatz von Business Intelligence im Personalwesen

Die Daten, über die eine Personalabteilung normalerweise verfügt, lassen sich in der Regel in drei Typen unterteilen:

• Daten zu Gehaltsabrechnungen, Vergütung und Personalverwaltung
• Daten zur Personalplanung und -kontrolle: Schichten, Zeitkontrolle, Anwesenheit usw.
• Daten zum Talentmanagement, von der Einstellung bis zur Entwicklung innerhalb der Organisation.

BI-Systeme organisieren all diese Daten, wandeln sie in Informationen um und visualisieren sie mittels messbarer Indikatoren, damit sie der Entscheidungsfindung dienen.

Die relevantesten Aspekte, die überwacht werden können, sind:

• Kostenkontrolle: Sie ermöglichen die Ermittlung der Personalkosten, deren Entwicklung im Zeitverlauf, die Analyse der Verteilung nach Profilen, geografischen Gebieten, Geschlecht, Alter oder anderen relevanten demografischen Merkmalen, den Vergleich von Gehältern mit Marktgehältern, Kriterien der internen Lohngerechtigkeit usw.
• Belegschaftsmanagement: Arbeitsstruktur des Unternehmens im Zeitverlauf und Personalfluktuation aus jeder organisatorischen, demografischen oder geografischen Perspektive.
• Produktivität: Messung des Beitrags jedes Mitarbeiters zu den vom Unternehmen generierten Umsätzen und Erträgen sowie dessen Entwicklung im Zeitverlauf. Vergleich mit anderen Mitarbeitern oder bestimmten Kontrollgruppen.
• Fehlzeitenkontrolle: Entwicklung und wirtschaftliche Auswirkungen von Fehlzeiten, Anwesenheitskontrolle und Berechnung von Unfallraten.
• Talentmanagement: Der Erfolg des Unternehmens basiert darauf, die richtigen Personen zur Erreichung der Unternehmensziele zu haben, mit der erforderlichen Erfahrung und den notwendigen Kenntnissen sowie mit den für jede Position angemessenen Kosten. Das vorhandene Talent zu kennen und zu wissen, was wir für jede definierte Position wirklich benötigen, ist entscheidend für die Festlegung der Einstellungs-, Ausbildungs- und Vergütungspläne unserer Belegschaft.
• Motivation und Arbeitsklima: Ein weiterer Aspekt, der im Bereich des Personalwesens immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die Erzeugung von Motivation und einem guten Arbeitsklima. Hierbei wird die Verarbeitung von Informationen über Personalabgänge im Unternehmen sowie aus Umfragen zu Vorschlägen und zum Engagement der Mitarbeiter relevant.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Business-Intelligence-System, in dem die Entwicklung der Kennzahlen und deren mögliche Abweichungen visualisiert werden, zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jeden Personalverantwortlichen geworden ist.

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