Was ist OCR und welche Vorteile bietet es für Unternehmen?

OCR-Systeme (Optical Character Recognition) steigern die betriebliche Effizienz in verschiedenen Bereichen, insbesondere in Produktion, Logistik, Qualität oder Einkauf, und sind eine echte Revolution im Rahmen der Automatisierung des Dokumentenmanagements.

Was ist OCR?

OCR bzw. Optische Zeichenerkennung ist, wie der Name schon sagt, ein System, das gedruckte oder eingravierte alphanumerische Zeichen anhand eines Bildes identifiziert. Diese Technologie wird zum Auslesen von Codes und zur Digitalisierung von Texten eingesetzt und ermöglicht eine autonome Informationsverarbeitung, was Zeitersparnis, Fehlervermeidung und höhere Effizienz bedeutet.

Die Optical Character Recognition wird beispielsweise eingesetzt, um Artikel im Lager zu lokalisieren oder auf Teilen bzw. Produkten aufgedruckte Referenzen zu erkennen, um Prozesse für Warenein- und -ausgang zu automatisieren, Produktions- oder Verfallsdaten nachzuverfolgen, Qualitätskontrollsysteme effizienter zu gestalten oder Rückverfolgbarkeitsprozesse zu optimieren, neben weiteren Aufgaben.

Wie bereits erwähnt, sind OCR-Systeme nicht nur für das Lesen einzelner Zeichen nützlich, sondern können auch zur Digitalisierung gedruckter Dokumente jeder Art eingesetzt werden: Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Verträge, Quittungen und vieles mehr.

Mit dieser Anwendung ist die Optische Zeichenerkennung zum perfekten Verbündeten von Dokumentenmanagementsystemen geworden, die für die Optimierung der Arbeit in Unternehmen entscheidend sind. Die Automatisierung des Dokumentenflussmanagements in Organisationen schafft Zeit, erhöht die Effizienz und steigert die Sicherheit – Aufgaben, zu denen OCR, wie wir sehen, maßgeblich beiträgt.

Was sind Dokumentenmanagementsysteme??

Dokumentenmanagementsysteme bestehen aus einer Reihe von Techniken, die diese Automatisierung in der Dokumentenverarbeitung ermöglichen. Die Bearbeitung von Rechnungen, Lieferscheinen, Gehaltsabrechnungen usw. erfordert einen erheblichen Einsatz der Teams, die Dokumente erfassen, die jeweils erforderlichen Schritte durchführen, die Verantwortlichen für jede Aktion informieren und anschließend archivieren und speichern. Das ist eine sehr zeitaufwendige Arbeit, weil täglich zahlreiche Prozesse angestoßen werden, die kontrolliert werden müssen.

In diesem Rahmen spart das Dokumentenmanagement Aufwand und Platz, erhöht die Kontrolle über die Dokumente, ermöglicht mehr Sicherheit durch das Erstellen von Kopien und das Einrichten von Zugriffsschlüsseln oder erleichtert die Abfrage der Information, neben vielen weiteren Möglichkeiten.

OCR im Dokumentenmanagement

Wie wir sehen, scannen OCR-Softwarelösungen Dokumente jeder Art, analysieren deren Inhalt und extrahieren die enthaltenen Informationen. So werden Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Belege in strukturierte Daten im digitalen Format umgewandelt und ihre Verwaltung automatisiert – mit mehr Effizienz und Zeitgewinn.

Das heißt: Sobald die Informationen aus dem Papierdokument per OCR-Technologie erfasst sind, übernehmen die Dokumentenmanagementsysteme die automatische Weiterverarbeitung der gesammelten Informationen – sowohl zur Erfüllung der erforderlichen administrativen Verfahren als auch zur Archivierung. Und dieser letzte Punkt ist nicht weniger wichtig als die Dokumentenbearbeitung. Wir können eine Rechnung, einen Vertrag oder einen Lieferschein von vor Jahren benötigen; heute ist die Suche einfach und schnell, weil alle Informationen digitalisiert an einem Ort aufbewahrt werden, während früher verschiedene Ordner durchsucht werden mussten, bis das benötigte Dokument gefunden wurde.

OCR-Systeme bieten jedoch noch mehr Vorteile. Sie ermöglichen nicht nur die Automatisierung der administrativen Verwaltung sowie das Organisieren und Speichern von Dokumenten zur Vereinfachung der Suche, sondern auch das Bearbeiten der Informationen durch Hinzufügen von Daten oder Löschen von Einträgen. Kurz gesagt: Sie ermöglichen, Dokumente aktuell zu halten und an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Deep-Learning-basiertes OCR

Die Optische Zeichenerkennung steht auch vor komplexeren Leseaufgaben, etwa bei Kunststoffen, Gravuren in Metall, Aufdrucken auf gekrümmten Materialien usw. Um komplexe Identifikationen zu bewältigen, wurden Lesesysteme mit Deep Learning entwickelt, die verschiedene mögliche Varianten der Zeichen erlernen, um sie auch dann zu erkennen, wenn sie nicht in optimaler Form vorliegen.

Um Maschinen das Erkennen beizubringen, werden Bilder der Zeichen in unterschiedlichen Varianten gesammelt, ihre Merkmale gelabelt, das Modell trainiert und seine Leistung validiert. Nach diesem Prozess lassen sich deformierte alphanumerische Zeichen mit Reflexionen, mit teilweisen Aufdrucken, in unterschiedlichen Positionen oder mit geringem Kontrast identifizieren.

Vorteile von OCR

• Digitale Konvertierung und automatische Speicherung gedruckter Dokumente.
• Platzersparnis.
• Erhöhte Sicherheit bei der Aufbewahrung von Informationen.
• Zugänglichkeit und geringerer Zeitaufwand bei Suchaufgaben.
• Vollständige Kontrolle über den Lebenszyklus des Dokuments mit der Möglichkeit, Dateien zu aktualisieren, Informationen zu ergänzen oder Einträge zu löschen